О новых правилах хранения документации

Вступает в силу приказ Росархива и приказ Министерства культуры России, которыми вводятся новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках и организациях. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19, которым были урегулированы эти нормы до сих пор, утрачивает силу.

Установлены:

• порядок организации хранения документов в архиве;
• требования к зданию и помещениям архива;
• требования к оборудованию для хранения документов;
• нормативные режимы хранения;
• особенности хранения электронных документов;
• порядок выдачи архивных документов;
• общие требования к ведению учета архивных документов.

Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет.

В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность. Статья 13.20 КоАП РФ «За нарушение правил хранения архивной документации».

Документ: приказ Росархива от 02.03.2020 №24 и приказ Министерства культуры России от 03.03.2020 №310

Информация подготовлена на основе материалов СПС КонсультантПлюс.